Супровід перевірок Держпраці: як пройти без штрафів
Держпраці — один із небагатьох контролюючих органів, який під час воєнного стану не просто працює, а помітно посилив тиск на бізнес. Головна мішень — недекларована праця, і саме тут штрафи вимірюються не тисячами, а десятками тисяч гривень за кожного працівника. Але є нюанс, який вирішує все: одна й та сама перевірка може закінчитися або приписом, який достатньо виконати без жодних санкцій, або постановою про штраф на значну суму. Різниця часто не у ваших документах, а в тому, як ви поводитеся під час візиту інспектора. Dextra Law супроводжує перевірки Держпраці від першого дзвінка інспектора до оскарження результатів, щоб перевірка не перетворилася на джерело збитків. Нижче — як це працює.
Чи можуть перевіряти під час воєнного стану
Найпоширеніша й найдорожча ілюзія бізнесу — віра в те, що «мораторій захищає від перевірок». Це не так. Мораторій на планові заходи державного нагляду справді діє (Постанова КМУ № 303 від 13 березня 2022 року), але він не поширюється на позапланові перевірки, а саме вони становлять основну загрозу. Понад те, Держпраці вже затвердила річний план заходів на 2026 рік, до якого включено понад вісімнадцять тисяч суб’єктів господарювання. Тобто розраховувати на «нас не чіпатимуть» — стратегія, яка регулярно закінчується штрафом.
Види перевірок і правова база
Порядок перевірок Держпраці регулюють Закон «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» № 877-V та Постанова КМУ № 823 від 21 серпня 2019 року, якою затверджено порядки державного контролю й нагляду за додержанням законодавства про працю. Заходи бувають двох типів і у двох формах.
| Критерій | Різновиди |
|---|---|
| За плановістю | Планові (за річним планом) та позапланові (за визначеними підставами) |
| За формою проведення | Інспекційні відвідування (безпосередньо на об’єкті) та невиїзні інспектування (за документами, без виходу до роботодавця) |
Під час воєнного стану основне навантаження припадає на позапланові інспекційні відвідування — саме до них варто бути готовим у першу чергу.
На яких підставах приходить інспектор
Позапланову перевірку не проводять «просто так» — для неї потрібна конкретна підстава. Найтиповіші:
- звернення працівника про порушення його трудових прав;
- інформація від Державної податкової служби, Пенсійного фонду чи інших органів про ознаки використання незадекларованої праці;
- невиконання роботодавцем раніше виданого припису;
- рішення суду або запит правоохоронних органів;
- непроведення роботодавцем розслідування нещасного випадку.
Знати підставу критично важливо: якщо перевірку призначено без законної підстави або з порушенням процедури, це вже само по собі привід для оскарження її результатів.
Що перевіряють насамперед
Формально Держпраці контролює все законодавство про працю, але на практиці інспектори концентруються на кількох напрямах, де порушення трапляються найчастіше й караються найдорожче.
- Недекларована праця. Абсолютний пріоритет: фактичний допуск працівника без оформлення трудового договору, виплата зарплати «в конверті», оформлення на неповний робочий час за фактичної повної зайнятості.
- Підміна трудових відносин цивільно-правовими. ФОП чи виконавці за договорами ЦПХ, які фактично працюють як штатні працівники (той самий графік, робоче місце, фіксована щомісячна оплата), — класична мішень для перекваліфікації у трудові відносини з донарахуваннями.
- Оплата праці. Дотримання мінімальних державних гарантій, строків виплати зарплати, розрахунків при звільненні.
- Робочий час і відпочинок. Облік робочого часу, надурочні, надання відпусток.
- Охорона праці. Проведення інструктажів, медичних оглядів, навчання з питань охорони праці.
- Мобінг. Відносно новий напрям контролю — цькування на робочому місці, за яке також передбачено відповідальність.
Як проходить перевірка
Процедура має чіткі етапи, і на кожному з них у роботодавця є свої права.
- Початок. Інспектор пред’являє службове посвідчення та направлення (акт) на проведення перевірки. Без цих документів допуск не є обов’язковим.
- Проведення. Інспектор оглядає документи й робочі місця в межах предмета перевірки, зазначеного в направленні. Виходити за ці межі він не має права.
- Акт. За результатами складають акт інспекційного відвідування (або невиїзного інспектування) із зафіксованими висновками.
- Припис. За більшістю порушень (крім недекларованої праці) виносять припис про усунення — і якщо його виконати повністю та у строк, штраф не накладають.
- Постанова про штраф. За недекларовану працю штраф застосовують за результатами заходу, а також за недопущення до перевірки чи створення перешкод.
Штрафи за статтею 265 КЗпП і «воєнне» послаблення
Фінансові штрафи встановлює стаття 265 КЗпП, і їхній розмір прив’язаний до мінімальної заробітної плати (у 2026 році — 8647 грн). Орієнтовна структура основних штрафів така.
| Порушення | Розмір штрафу (кратність мінімальної зарплати) |
|---|---|
| Недекларована праця: допуск без трудового договору, зарплата «в конверті», неповний час за фактичної повної зайнятості | 10-кратний за кожного працівника (за повторне протягом двох років — 30-кратний) |
| Недопущення до перевірки з питань недекларованої праці | 16-кратний |
| Недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці | 2-кратний за кожного працівника |
| Порушення інших вимог трудового законодавства | 1-кратний (за повторне — 3-кратний) |
Тепер про важливе послаблення. На період воєнного стану діє норма (частина 3 статті 16 Закону № 2136-IX): якщо роботодавець виконає припис про усунення порушень у повному обсязі та у встановлений строк, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються. Якщо ж припис виконано частково або з простроченням, штрафу не уникнути — але його розмір можна зменшити наполовину, сплативши 50% протягом десяти днів із дня вручення постанови. Це робить правильну реакцію на припис ключовим інструментом захисту.
Права роботодавця під час перевірки
Перевірка — це не ситуація, у якій роботодавець безправний. Навпаки, знання прав часто вирішує результат:
- вимагати службове посвідчення та направлення на перевірку і перевірити її підставу й предмет;
- бути присутнім під час усіх дій інспектора;
- надавати письмові пояснення й зауваження, які вносяться до акта;
- не підписувати акт у частині, з якою ви не згодні, зазначивши це;
- отримати копію акта, припису та постанови;
- оскаржити результати перевірки.
Окремо варто наголосити на протилежному: не допускати інспектора «на поріг» без підстав — груба помилка. Недопущення до перевірки чи створення перешкод — це самостійне порушення з окремим значним штрафом. Правильна тактика не в тому, щоб не пустити, а в тому, щоб контролювати межі перевірки й грамотно зафіксувати кожну дію інспектора.
Оскарження результатів перевірки
Результати перевірки не остаточні — їх можна і потрібно оскаржувати, коли для цього є підстави. Припис або вимогу інспектора оскаржують у десятиденний строк начальникові територіального органу Держпраці, далі — до вищої інстанції Держпраці. Акт і постанову про накладення штрафу можна оскаржити в судовому порядку.
Підстави для скасування результатів перевірки на практиці такі: порушення процедури проведення перевірки; відсутність законних підстав для її призначення; неправильне застосування норм законодавства; невідповідність зафіксованих порушень фактичним обставинам; своєчасне виконання припису; відсутність вини роботодавця. Судова практика показує, що бізнес доволі часто успішно скасовує приписи й постанови Держпраці, якщо їх винесено з процедурними порушеннями або без належної доказової бази.
Як підготуватися заздалегідь
Найкращий супровід перевірки починається задовго до візиту інспектора. Профілактичний кадровий аудит дозволяє знайти й закрити ризики, поки вони ще не стали штрафом:
- перевірити оформлення всіх працівників і усунути будь-які ознаки недекларованої праці;
- переглянути договори ЦПХ і співпрацю з ФОП на ризик перекваліфікації у трудові відносини;
- привести до ладу кадрову документацію — накази, штатний розпис, табелі, трудові договори;
- перевірити дотримання гарантій в оплаті праці та строків виплат;
- оновити документи з охорони праці — інструктажі, медогляди, навчання.
Як Dextra Law супроводжує перевірки Держпраці
Супровід перевірок — частина нашої практики праці та зайнятості. Ми працюємо на всіх етапах — від профілактики до суду:
- Готуємо до перевірки. Проводимо кадровий аудит, виявляємо й усуваємо ризики, зокрема недекларовану працю та ризиковані договори ЦПХ.
- Супроводжуємо візит інспектора. Контролюємо підстави та межі перевірки, присутні під час дій інспектора, стежимо за дотриманням процедури.
- Працюємо з актом і приписом. Готуємо пояснення й зауваження, вибудовуємо стратегію виконання припису так, щоб уникнути штрафу.
- Оскаржуємо результати. Готуємо скарги до Держпраці та позови до суду, коли перевірку проведено з порушеннями.
- Захищаємо у трудових спорах. Якщо перевірку спровокував конфлікт із працівником, беремо на себе врегулювання трудових спорів.
Перевірка Держпраці — це процедура, у якій виграє підготовлений. Саме підготовку й грамотну поведінку під час візиту ми беремо на себе.
Часті запитання
Мораторій діє лише на планові перевірки. Позапланові інспекційні відвідування проводяться за визначеними підставами, і саме вони є основною загрозою. До того ж Держпраці затвердила річний план заходів на 2026 рік. Розраховувати на мораторій як на захист не варто.
Це небезпечна тактика. Недопущення до перевірки або створення перешкод — окреме порушення зі значним штрафом за статтею 265 КЗпП. Правильніше вимагати посвідчення й направлення, перевірити підставу та предмет перевірки й контролювати її межі, а не блокувати доступ.
Насамперед недекларовану працю: роботу без оформлення, зарплату «в конверті», неповне оформлення за фактичної повної зайнятості. Також під увагою — підміна трудових відносин договорами з ФОП, оплата праці, охорона праці та мобінг.
Ні. За більшістю порушень спершу виносять припис, і якщо виконати його повністю та у строк, під час воєнного стану штраф не застосовують. Виняток — недекларована праця, за яку штрафують за результатами перевірки.
Припис або вимогу інспектора оскаржують начальникові територіального органу Держпраці протягом десяти днів, далі можна звернутися до вищої інстанції. Акт і постанову про штраф оскаржують у суді.
Так. Якщо штраф усе ж накладено, його розмір можна зменшити наполовину, сплативши 50% протягом десяти днів із дня вручення постанови. Добровільно сплатити штраф потрібно протягом місяця з дня прийняття постанови.
Провести кадровий аудит: перевірити оформлення працівників, переглянути договори ЦПХ на ризик перекваліфікації, впорядкувати кадрові документи, оплату праці й документи з охорони праці. Це найдешевший спосіб уникнути штрафів.
Очікуєте перевірку Держпраці?
Команда Dextra Law підготує ваш бізнес до перевірки, супроводить візит інспектора й оскаржить результати, якщо перевірку проведено з порушеннями. Зв’яжіться з нами, щоб провести кадровий аудит і скласти план дій до того, як інспектор постукає у двері.
